はじめに

オフィス移転が決まったら、すぐに物件探しに進みたくなるものですが、まずは社内での整理と準備が欠かせません。
移転の目的や条件を定め、体制を整えておくことで、その後の検討や交渉がスムーズに進みます。
本記事では、移転意思決定後に担当者が取り組むべき初期ステップを5つの視点からご紹介します。

1.移転の目的と条件整理

まずは移転の目的を改めて明確にすることが重要です。
人員増加への対応、採用力強化、コスト削減、立地改善など、目的を掲げてゴール化することで物件選定やオフィスレイアウトの決定に対して一つの指標ができます。
次に、移転先の物件選定に向けて条件をまとめます。
必須条件（譲れない条件）と希望条件（できれば適えたい条件）を分けてリスト化しておくと優先順位が付いて物件選定がしやすくなるのでお薦めです。

【条件の例】
賃料、面積、立地、駅からの距離、築年数、耐震性能、空調機能、BCP対応、環境性能、ビルグレード、セキュリティレベル、EVの数、貸会議室・共用ラウンジの有無、OAフロア、居抜き・セットアップオフィス、駐車場の有無、天井高、特殊な電気系統（容量） など

さらに、契約更新や定借期限を踏まえ、引越し時期や内装工事期間を逆算して仮スケジュールを立てることも大切です。

2.社内体制の整備

移転プロジェクトを進めるには、部門横断的なチームづくりが欠かせません。
総務・人事・IT・経理・役員など、移転に関わる部門から適任な担当者を選出し、メイン担当者を決定し、プロジェクトチームを編成します。
加えて、意思決定のフローを事前に確認しておくことも重要です。
候補物件の内見結果を誰が評価し、最終決裁までどう進めるかを明確にしておけば、外部との折衝も円滑に行えます。
しっかりとした体制づくりが、その後のスピードと精度を左右します。

3.移転に伴う要件整理

次に、移転後の理想的なオフィス像を描きましょう。
現オフィスの改善点を踏まえ、最新のトレンドや他社事例を参考にしながら検討するのがおすすめです。
執務エリアのデスク数やレイアウト、コミュニケーションスペース、受付や会議室の配置など、必要なゾーンのイメージを描いておきましょう。（具体的なデザインやレイアウトは物件選定をしながら進めていきますので、ここでは理想像を持つに留めます）
また、オフィスのネット環境やシステムといった設備面も忘れずに。
サーバールームやセキュリティゾーン、非常用発電設備の必要性などを整理しておくと、候補物件の適合性を判断しやすくなります。

4.外部パートナー・情報収集

信頼できる外部パートナーの存在は、移転成功に欠かせません。
まずは仲介会社に希望エリアや面積条件を伝え、市況や賃料相場を把握します。
複数社に声をかけて比較検討するのが効果的です。
まずは、賃料相場がどの程度なのか、市場にどういった物件が出ているのかなど、オフィス市況の把握を目的として、幅広く多めに情報を得ましょう。
加えて、内装業者や移転業者にも事前ヒアリングを行い、最新のデザインや費用感を確認しておきましょう。
仮想のレイアウトを作成してもらいテストフィットすることで、必要な面積を把握でき、物件選定に役立ちます。
早い段階からパートナーと連携することで、より実践的な判断が可能になります。

5.物件情報の収集と内見物件選定

条件整理と情報収集ができたら、仲介会社に具体的な条件を提示し、候補物件を紹介してもらいましょう。
資料ベースで検討をするだけでなく、不動産業者から説明を受けることをお薦めします。
不動産は情報勝負ですから、不動産業者との関係性によって得られる情報が変わることがあります。
例えば、表向きに出ていない情報が得られるなど、賃料などの耳より情報を聞くことが出来ます。
また、資料上では外そうとしていた物件が、実は自社の希望に合致した物件であることがわかることもあります。
尚、ネットに掲載されている物件情報は、公開しても問題ない（ビルオーナー等の事情による）物件に限られていることを理解しておきましょう。

候補情報が集まったら、比較表を作成して客観的に評価し、内見物件を絞り込みます。
いろいろな物件を見ることで新たな気づきが生まれますので、内見物件は多めに選定しておきます。
こうした準備を丁寧に行うことで、次のステップである「内見」が格段に効率的になります。

まとめ

オフィス移転は物件探しから始まるのではなく、社内体制や条件整理といった準備段階が成功のカギとなります。
今回ご紹介した要素を取り入れることで、情報収集や物件選定、新オフィスの設計や移転の段取りがスムーズに進み、オフィス移転の成功に結び付いていきます。

次回は「内見時に確認すべきポイント」について解説します。